Deskripsi Pekerjaan
Kami adalah perusahaan konsultan terkemuka yang bergerak di bidang inovasi teknologi dan manajemen bisnis. Saat ini, kami mencari seorang Sekretaris Eksekutif yang profesional, teliti, dan memiliki kemampuan organisasi yang sangat baik untuk bergabung dengan tim kami di Kantor Pusat Jakarta.
Sebagai Sekretaris Eksekutif, Anda akan menjadi mitra utama bagi jajaran direksi dalam mengelola jadwal, koordinasi rapat, dan komunikasi internal maupun eksternal. Kami membutuhkan sosok yang proaktif, mampu menjaga kerahasiaan, dan memiliki kemampuan komunikasi lisan serta tulisan yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.
Jika Anda memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai sekretaris di perusahaan multinasional dan siap menghadapi tantangan di lingkungan kerja yang dinamis, kami mengundang Anda untuk melamar.
Tanggung Jawab
- Mengelola kalender dan jadwal harian direksi, termasuk mengatur prioritas pertemuan dan janji temu.
- Mengkoordinasikan dan mempersiapkan rapat, termasuk agenda, materi rapat, notulensi, serta tindak lanjut hasil rapat.
- Menangani korespondensi masuk dan keluar, baik melalui telepon, email, maupun surat, dengan respons yang cepat dan tepat.
- Menyusun dan memelihara sistem pengarsipan dokumen, kontrak, dan laporan secara rapi dan terstruktur.
- Menjadi penghubung antara direksi dengan departemen lain, klien, dan mitra bisnis untuk memastikan kelancaran komunikasi.
- Mengelola administrasi perjalanan dinas, termasuk tiket, akomodasi, dan itinerary.
- Membantu persiapan presentasi dan laporan bulanan untuk direksi dan pemangku kepentingan.
- Menjaga kerahasiaan informasi sensitif perusahaan dengan tingkat keamanan yang ketat.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1 dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau setara.
- Pengalaman minimal 3 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif atau Asisten Manajemen.
- Kemampuan berbahasa Inggris aktif, baik lisan maupun tulisan (minimal skor TOEFL 550 atau setara).
- Menguasai Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan alat kolaborasi seperti Google Workspace.
- Memiliki keterampilan komunikasi interpersonal yang kuat dan mampu bekerja dalam tim.
- Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang sangat baik.
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan memiliki inisiatif yang tinggi.
- Bersedia ditempatkan di Jakarta Pusat dan dapat bergabung segera.