Deskripsi Pekerjaan
Kami adalah perusahaan teknologi dan solusi bisnis terkemuka yang sedang mengalami ekspansi pesat di pasar Asia Tenggara. Kami berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang inovatif, kolaboratif, dan suportif. Saat ini, kami membuka kesempatan bagi profesional berbakat untuk bergabung sebagai Spesialis Administrasi Perkantoran.
Dalam peran ini, Anda akan menjadi tulang punggung operasional kantor pusat kami di Jakarta. Anda akan bertanggung jawab untuk memastikan seluruh proses administrasi berjalan dengan efisien, mendukung para eksekutif dan tim lintas divisi, serta menjaga standar profesionalisme tertinggi dalam setiap interaksi.
Ini adalah kesempatan karir yang sempurna bagi Anda yang detail-oriented, memiliki kemampuan organisasi yang luar biasa, dan ingin berkembang di lingkungan perusahaan multinasional yang dinamis. Bergabunglah dan jadilah bagian dari cerita sukses kami!
Tanggung Jawab
- Mengelola sistem administrasi perkantoran secara menyeluruh, termasuk pengarsipan dokumen fisik & digital, sistem database internal, dan manajemen surat menyurat.
- Bertindak sebagai gatekeeper dan penghubung utama untuk tamu, klien, dan mitra bisnis, memastikan pengalaman pertama yang profesional dan berkesan.
- Mengkoordinasikan jadwal eksekutif, mengatur rapat internal/eksternal, serta mempersiapkan logistik perjalanan bisnis (tiket, akomodasi, visa).
- Mengelola pengadaan perlengkapan kantor, negosiasi kontrak vendor, dan memastikan efisiensi biaya operasional.
- Membantu proses administrasi keuangan seperti pembuatan invoice, rekap pengeluaran, pengelolaan petty cash, dan koordinasi dengan tim Finance.
- Menyusun dan menyajikan laporan administrasi dan operasional bulanan kepada Manajemen dengan tingkat akurasi dan kerahasiaan tinggi.
- Berinisiatif dalam meningkatkan standar prosedur operasional (SOP) administrasi dan memperkenalkan tools digital terbaru untuk meningkatkan produktivitas tim.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1/D4 dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, atau bidang terkait dengan IPK minimal 3.00 dari universitas terkemuka.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 2-3 tahun sebagai Staff Administrasi, Office Administrator, atau Executive Assistant di perusahaan multinasional atau perusahaan profesional lainnya.
- Menguasai Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pada level mahir. Penguasaan Google Workspace dan tools project management (seperti Asana, Trello, atau Monday.com) merupakan nilai tambah yang signifikan.
- Kemampuan komunikasi lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris pada level profesional (aktif dan pasif) mutlak diperlukan.
- Memiliki integritas tinggi, kemampuan menjaga kerahasiaan informasi (discretion), serta etika kerja yang kuat.
- Teliti, mampu memprioritaskan tugas, dan bekerja secara efisien di bawah tekanan tenggat waktu yang ketat.
- Bersedia bekerja Full Time (WFO) di kantor pusat Jakarta Selatan dan memiliki fleksibilitas waktu jika diperlukan.